نگارش قرارداد – قراردادها پایه ای ترین عنصر در همه کسب و کارها محسوب می گردند. ابتدای هر نوع کار دو یا چند جانبه با تهیه و تنظیم قرارداد آغاز می شود. قرارداد کار ، قرارداد مشارکت و یا قرارداد پیمان تفاوتی ندارد. در هر حال تمام تلاش و کوشش افراد در هر نوع فعالیت با قراردادها آمیخته شده است. پس اهمیت دارد که کمی در باره قرارداها بیشتر بدانیم . نوشتن قرارداد خوب مستلزم تجربه و تخصص و دانش لازم است. بدون برخورداری از این ویژگی ها نمی توان قرارداد مناسبی را تهیه نمود.
در اینجا ما قصد داریم کمی در باره اصول عمومی و کلی نگارش قرارداد بحث کنیم. پس ما با ما همراهی کنید تا کمی بیشتر در این مورد فرا بگیریم.
1-نگارش صحیح ،کامل و دقیق قرارداد
نگارش قرارداد در وهله اول باید صحیح باشد. در تطابق کامل با قوانین و مقررات باشد. به صورت کامل و دقیق قید گردد. هر گونه اجمال یا ابهام مضر در قرارداد، منجر به تقویت منافع طرف یا طرفین دیگر معامله می گردد.
2-اصل دقت متعارف در نگارش قرارداد
در استفاده و انتخاب کلمات و اصطلاحات در نگارش قرارداد باید دقت لازم را لحاظ نمود. در عین حال از کلمات و جملاتی استفاده کرد که در عرف موضوع قرارداد ساده و قابل فهم باشد. البته باید توجه داشت که این دقت نباید منجر به درج کلمات و عبارات ثقیل و مشکل گردد.
3-اصل استفاده از عبارات و کلمات ساده در نگارش قرارداد
تا جایی که امکان دارد باید از کلمات و اصطلاحات رایج و ساده استفاده نمود. قراردادنویس باید قرارداد را به گونه ای نگارش کند که طرفین معامله تمام مقصود خود را از مفاهیم و کلمات به کار رفته در قرارداد بیابند. بنابراین نباید فهم آن را موکول به فهم قراردادنویس نمایند.
4-اصل احتراز از کلمات و اصطلاحات مخصوص یک صنف
به طور طبیعی طرفین معامله سعی دارند که از کلمات و اصطلاحاتی استفاده نمایند که در عرف صنعتی فیمابین خود رایج است اما این امر به هیچ وجه به صلاح طرفین نیست. قراردادها در مقام حل اختلاف ممکن است به کسانی ارجاع گردد که با اصطلاحات صنف شما آشنا نباشند. بنابراین الزامی در آشنایی آنها در حل اختلاف فیمابین وجود ندارد.
5-اصل به کار بردن جملات ، کلمات و اصطلاحات کوتاه در نگارش قرارداد
طولانی نمودن جملات و کلمات در نگارش قرارداد در بسیاری موارد ایجاد ابهام و اجمال می نماید. نگارش جملات در حدی باید باشد که مقصود را برساند.
6-اصل عدم استفاده از کلمات منفی در منفی
در مواقعی که می توانیم جمله ای را به صورت مثبت بیان کنیم استفاده از ترکیب منفی در منفی جهت رسیدن به یک جمله مثبت درست نیست.
7-اصل رعایت توالی منطقی مفاد قرارداد
درج مفاد قرارداد بایستی از یک روال منطقی برخوردار باشد. این روال منطقی در دو حالت متصور است: یکی توالی منطقی مواد قرارداد از جهت عناوین مواد و دیگری توالی منطقی مواد قرارداد از جهت اولویت انجام.
اولی بدین معناست که برای نگارش قرارداد باید عناوین مواد قرارداد با یک توالی منطقی پشت سر هم قرار گیرند. مثلا یک قرارداد بدواً با نوشتن مشخصات طرفین قرارداد شروع شده و متعاقب آن مواد موضوع قرارداد، مدت قرارداد، مبلغ قرارداد و به همین ترتیب تا انتهای قرارداد گنجانده می شود. بر این مبنا، نوشتن ماده مدت قرارداد، پیش از ماده موضوع قرارداد کاملاً غیر منطقی است. حالت دوم بدین معناست که ترجیحاً در قراردادهایی مانند ( ای بی سی) توالی تعهدات پیمانکار بر اساس (ای) سپس (بی) و در نهایت (سی) باشد .
8-اصل یکجا نویسی مفاد مرتبط در نگارش قرارداد
در نگارش قرارداد باید تا حد امکان تلاش نمود که همه مفاد مرتبط قرارداد را در یک جا جمع نمود. و حدود و ثغور آن را در همان جا تعیین کرد. پراکندگی مفاد قرارداد باعث ایجاد ابهام و اجمال و نیز ایجاد اختلاف در قرارداد می گردد. تجمیع نگارش مفاد مرتبط سبب می شود قراردادنویس دچار تعارض و تداخل در نگارش نشده و در چارچوب منطقی را در این مفاد رعایت نماید .
9-اصل احتراز از نقل قول بدون مستند قابل ارجاع
قرارداد نویس باید در ارجاع به هر مستند قانونی یا قراردادی از صحت ارجاع کاملا مطمئن باشد. مثلا در ارجاع شرایط عمومی پیوست قرارداد ، حتما به شماره و تاریخ بخشنامه مصوب سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور اشاره دقیق نماید. یا اگر در جایی از قرارداد می خواهد به قانون یا ماده ای از یک قانون اشاره داشته باشد، اسم قانون و ماده مربوطه را باید به صورت دقیق قید نماید.
10-اصل پرهیز از نگارش کلمات هم معنی و مترادف در کنار هم
بدیهی است که نگارش قرارداد در جهت بیان مقصود طرفین بوده و هر چه ذقیق تر و شفاف تر نوشته شود به نفع طرفین معامله است. ولی اگر در جایی بخواهیم از دو اصطلاح و کلمه استفاده نماییم که کاملا مترادف هستند فایده ای برای قرارداد و طرفین آن ندارد. البته باید توجه داشت که برخی از کلمات هستند که به ظاهر مترادف به نظر می آیند ولی در واقع مترادف نیستند. بنابراین یک قراردادنویس باید دقت لازمه را در این خصوص به خرج داده و از مترادف بودن کلمات اطمینان حاصل نماید.
11-اصل احتراز از به کار بردن عبارات پیش جمله
تا جایی که ممکن است نباید از پیش جملات استفاده کرد. مثلا “لازم به ذکر است”، “باید توجه داشت که: و ” بدیهی است که”.
12-اصل اجتناب از به کار بردن ” و یا” در نگارش قرارداد
در نگارش قرارداد تا جایی که ممکن است از ” و یا ” استفاده نشود. مگر اینکه مقصود ما از به کار بردن آن هم معنای “و” عطفی و هم ” یا” فصلی باشد.
13-اصل پرهیز از به کار بردن اقرار برای فعلی در آینده
اقرار حسب مفاد قانون مدنی در خصوص امری صورت می گیرد که سابق بر اقرار است نه معاقب آن. یعنی نمی توان تعهدی که پیمانکار باید طبق قرارداد داشته باشد را در قالب اقرار نگارش نمود. مثلا اگر پیمانکار باید صلاحیت موضوعی را قبل از نگارش قرارداد داشته باشد می توان نوشت “پیمانکار اقرار نمود که گواهینامه صلاحیت قانونی لازم برای انجام تعهدات قراردادی را داراست”. ولی نمی توان نوشت “پیمانکار اقرار می نماید که گواهینامه صلاحیت قانونی لازم برای انجام تعهدات قراردادی را اخذ می نماید”.
14-اصل اجتناب از کلمات اختصاری یا نشانه
زمانی می توان از کلمات اختصاری در متن قرارداداستفاده نمود که به اندازه کافی به شهرت رسیده و برای اکثریت مردم قابل فهم باشد.
15-اصل تمییز کلمات دو یا چند وجهی
برخی کلمات هستند که دارای معانی متعددی بوده یا می توانند بر مفاهیم مختلفی صدق کنند. لذا بهتر است این کلمات با یک قرینه یا نشانه ای تمییز داده شوند. مثلا کلمه مالیات می تواند بر موارد متعددی صدق کند. مالیات تکلیفی، مالیات بر ارزش افزوده، مالیات بر حقوق و دستمزد. لذا قراردادنویس در نگارش کلمه مالیات حتماً باید آن را با قید یا نشانه ای از دیگر مالیات ها متمایز سازد.
16-اصل استفاده از علائم نوشتاری جهت خواندن درست مفاد قرارداد
بدیهی است که رعایت علایم نوشتاری در درک درست و صحیح از کلمات و جملات موثر است. در برخی موارد نیز معنا و مفهوم جمله را تغییر می دهد. مثلاً نقش ویرگول پس از عبارت “تایید کارکرد هر ماه” در نوشته زیر نقش تعیین کننده ای دارد:
پیمانکار صورت وضعیت کارکرد ماهیانه خود را شامل خدمات پیمانکار و اجاره لوله ها در پایان هر ماه تهیه و به کارفرما تسلیم می نماید. کارفرما پس از بررسی و تأیید کارکرد هر ماه، حداکثر ظرف دو ماه پس از اعمال کسور قانونی و قراردادی مبالغ آن را به پیمانکار پرداخت می نماید. اگر ویرگول پس از عبارت پیش گفته قرار گیرد معنای جمله دوم در ماده بالا اینگونه خواهد بود:
کارفرما پس از تایید صورت وضعیت کارکرد که معلوم نیست چقدر طول بکشد مبالغ صورت وضعیت را دو ماه پس از تایید، پرداخت می نماید. ولی اگر ویرگول مورد بحث نباشد معنای جمله عوض می شود. بدین صورت که کارفرما موظف است صورت وضعیت را بررسی و تایید نموده و سپس مبلغ تایید شده را بپردازد.
17- اصل درج کامل نام شرکت ها ،موسسات و اشخاص حقوقی
با توجه به گسترش نام های مشابه شرکت ها و نیز استفاده از نام های اختصاری و نیز حذف برخی از سیلاب های نام اصلی از سوی شرکت ها در مهرها و نیز مکاتبات و سربرگ های اداری آنان، یک قرارداد نویس نباید به نام عرفی شرکت ها اعتماد بنماید . ملاک ، نام درج شده شرکت ها در روزنامه رسمی شرکت است.
18- اصل عدم استفاده از افعال قطعی
برای اینکه بتوان یک تعهدی را بر دوش طرف قرارداد به صورت قطعی گذاشت باید از کلمات قطعی و دقیق هم استفاده کرد. اگر بخواهیم بگوییم پیمانکار باید یک کاری را انجام دهد، بایستی از کلمات و ترکیبات قطعی استفاده کرد. مثلاً “پیمانکار متعهد است” و یا ” پیمانکار باید …” اگر درج شود که ” پیمانکار می تواند ” بار تعهدی برای پیمانکار ندارد. یا اگر نوشته شود ” پیمانکار این کار را خواهد کرد” بار تعهد پیمانکار ضعیف شده است.
19- اصل عدم استفاده از اوصاف و قیود نسبی
پیرو بند قبلی، قیود و اوصافی که در نگارش قرارداد به کار می رود باید قطعی و بلاشرط و قید باشد. استفاده از عناوینی مانند معقول، مناسب، عرفی، مورد قبول یا در حد توان، بار تعهد طرف قرارداد را ضعیف نموده و مصادیق انجام تعهد و حسن اجرای کار را برای طرفین قرارداد مشتبه می نماید. به عبارت دیگر، ممکن است از منظر پیمانکار، تعهدی که متصف به اوصاف فوق الذکر شده است انجام شده تلقی شده ولی کارفرما آن عمل را نپذیرد.
مثلاً در بسیاری از قراردادها نگارش می گردد که ” کارفرما در حد توان خود تسهیلات اقامتی و اداری لازم را برای پیمانکار در طول اجرای قرارداد در محل سایت فراهم می آورد”. در این جمله دو قید وجود دارد که بار تعهد کارفرما را ضعیف کرده است. یکی در حد توان و دیگری ” لازم”. این قیود، ابهام بر تعهد کارفرما ایجاد نموده و باعث ایجاد اختلاف در آینده خواهد بود.
20- اصل ارجاع وصف به آخرین موصوف خود
گاهی در نگارش قرارداد نیاز به ذکر تعهدات متفاوت و مختلفی در یک بند و یا یک ماده هستیم. اگر بخواهیم انجام همه این موارد را متصف به صفتی مانند مطابق با استاندارد یا مورد قبول کارفرما بنماییم، باید توجه کنیم که صفت انتهای جمله، تنها به آخرین متصف خود بر می گردد نه همه جملات و تعهدات ماقبل. مگر اینکه با قیدی مشخص گردد یا اینکه از علایم نوشتاری صحیح استفاده کنیم.
21- اصل اختصار و ایجاز در نگارش قرارداد
قرارداد نویس باید سعی کند از اطاله کلام بپرهیزد. هر مفهوم قراردادی را تا حد ممکن به صورت مختصر و مفید بیان نماید.
22- اصل عدم تکرار موضوعی واحد
اگر به موضوعی در جایی از قرارداد پرداخته شده است دیگر نمی توان در جای دیگری از قرارداد تکرار گردد. اگر هم یک قراردادنویس قصد تأکید بر آن تعهد یا مفاد را داشته باشد می تواند به جای اینکه متن واحدی را تکرار نماید این تاکید را در خود آن جمله به کار ببرد. یا اینکه به شماره ماده آن بخش از قرارداد اشاره نماید.
23- اصل درج عدد به حروف
با لحاظ اینکه احتمال اشتباه در درج عدد در متن قرارداد زیاد است بهتر است علاوه بر درج عدد در قرارداد آن را به صورت حروف نیز درج نماید. گرچه بهتر است اگر عدد به صورت ریال قید می شود ، حروف آن به تومان قید گردد.
24- اصل عدم به کارگیری کلمات خلاقانه در نگارش قرارداد
برخی از قراردانویسان از کلمات و جملاتی استفاده می نمایند که فهم آن کلمات و جملات نیازمند استفسار و استعلام از خود آنان است. این گونه از نوشتار، فایده ای برای طرفین معامله نداشته و حتی مضر به منافع آنان است. نگارش قرارداد با نگارش مقاله و یا کتاب متفاوت است. نوشتن قرارداد جهت تسهیل معاملات بین طرفین معامله است و اگر از این هدف دور شود، دیگر معنای قرارداد نخواهد داشت.
25- اصل استفاده از نام های خاص به جای نام های عام
قاعدتا در نوشتن یک قرارداد باید تا حد امکان از کلمات خاص مرتبط استفاده کرد. استفاده از نام های عام از جهت نعیین مصداق باعث اختلاف طرفین می گردد و داور یا حکم یا قاضی را دچار اشتباه می نماید. مثلا برای خرید لیسانس یک نرم افزار نباید از کلمه کالا استفاده نمود.
26- به گونه ای بنویسد که انگار قاضی یا داور می خواهند آن جمله را بفهمند و قضاوت کنند
آنچه در جای جای یک قرارداد باید مد نظر یک قراردادنویس قرار گیرد این موضوع است که این قرارداد ممکن است جهت رفع اختلاف نزد قاضی، داور یا حکم برود. لذا با این فرض، قرارداد به گونه ای نوشته می شود که فهم آن عام الشمول باشد. البته باید توجه داشت منظور از این بند، مفاهیم فنی و تکنیکی اجرای کار نیست بلکه چارچوب نوشتاری و قالب قراردادی است.
27- اصل تعریف اصطلاحات
یکی از مفاد بسیار موثر و مفیدی که یک قراردادنویس می تواند در نگارش قرارداد از آن استفاده نماید ، اصطلاحات قرارداد در ابتدای قرارداد است /این تعریف از دو جهت مفید است:
اول از این جهت که این اصطلاح دارای تعریف مشخصی بوده و از ابهام و اجمال احتمالی آن کلمه یا اصطلاح ابهام زدایی می نماید.
دیگر از این جهت که می توان در بخش تعاریف به کلمات و اصطلاحات ، اختصار و یا نشانه ای تخصیص داد تا لزومی نداشته باشد که در جای جای قرارداد آن کلمه و اصطلاح را به صورت کامل بیاوریم. مثلا در بخش تعاریف قید گردد که ” قرارداد اصلی” یعنی قراردادی که بین کارفرمای این قرارداد و کارفرمای اصلی با موضوع الف منعقد گردیده است” با این تعریف ، دیگر لازم نیست در هر جای قرارداد به موضوع قرارداد و طرفین آن اشاره گردد بلکه آوردن نام قرارداد اصلی کافی خواهد بود.
28- اصل اجتناب از جملات مجهول به جای معلوم
در جایی که می توانیم از جمله معلوم استفاده نماییم به کار بردن جمله مجهول جایگاهی ندارد و خواننده قرارداد را از جهت فهم سریع دچار مشکل می سازد. مثلا بنویسیم “طرف اول قرارداد می تواند قرارداد را فسخ نماید ” نه اینکه بنویسیم ” قرارداد می تواند از سوی طرف اول قرارداد فسخ شود”
29-استفاده از استعمال حقیقی به جای استعمال مجازی
یکی از موارد کلیدی در قراردادنویسی استفاده از کلمات و اصطلاحات در معنای حقیقی خود است. با لحاظ اینکه اصل بر معنا و مفهوم حقیقی کلمه یا اصطلاح است قراردادنویس باید در مقام استفاده از معنای مجازی از قراین و نشانه هایی برای انتقال مقصود خود استفاده نماید. البته باید توجه داشت استفاده یک کلمه در معنای مجازی خود نیازمند وجود دو شرط است :
علاقه یا مناسبت : یعنی باید بین معنای حقیقی و مجازی از منظر عرفی مناسبتی باشد. قراردادنویس نمی تواند استفاده از یک کلمه در معنای مجازی داخل در ذهن خود بنماید یا یک معنای مجازی را برای یک کلمه ای خلق نماید.
قرینه: یعنی باید قراردادنویس برای استعمال یک کلمه در معنای مجازی خود از قرینه یا نشانه ای استفاده نماید تا ذهن مخاطب به معنای مجازی منصرف گردد. در غیر این صورت بنا بر اصل استعمال حقیقی معنای مجازی از کلمه موصوف مستفاد نخواهد شد.